Arbetsorganisation på kontoret och hemmakontoret

och Sabine Schrör, medicinsk journalist Uppdaterad på

Dr. Andrea Bannert har varit med sedan 2013. Läkaren för biologi och medicin redigerade inledningsvis forskning inom mikrobiologi och är teamets expert på de små sakerna: bakterier, virus, molekyler och gener. Hon arbetar också som frilansare för Bayerischer Rundfunk och olika vetenskapliga tidskrifter och skriver fantasyromaner och barnberättelser.

Mer om -experterna

Sabine Schrör är frilansskribent för medicinska team. Hon studerade företagsekonomi och PR i Köln. Som frilansredaktör har hon varit hemma i en mängd olika branscher i mer än 15 år. Hälsa är ett av hennes favoritämnen.

Mer om -experterna Allt -innehåll kontrolleras av medicinska journalister.

Oavsett om det är på hemmakontoret eller på kontoret på plats: God arbetsorganisation är avgörande för att göra vardagslivet effektivt och så stressfritt som möjligt. Men hur lyckas du strukturera dina uppgifter på ett vettigt sätt mellan översvämningarna av e-post, telefonsamtal, möten och privata distraktioner? Här hittar du svar på den här frågan och får reda på vilka tips och verktyg som underlättar ditt dagliga kontorsarbete.

Arbetsorganisation: mindre stress, mer effektivitet

Du känner förmodligen till den här situationen: Du sitter vid ditt skrivbord och har helt absorberat dig själv i en viktig uppgift. Plötsligt står en kollega i dörren och talar till henne. Eller så ringer din telefon - din chef är på linjen. Eller så skickar din inkorg ett nytt meddelande. Du är redan sliten ur det koncentrerade arbetet och måste ompröva dina prioriteringar.

På hemmakontoret finns många andra källor till distraktion. Barnen ber om hjälp med läxorna, diskmaskinen måste tömmas, lunchen lagas inte av sig själv och, och, och.

Exemplen visar: distraktioner och stress är en del av det dagliga arbetet, särskilt på hemmakontoret. Med en vettig arbetsorganisation kan dock mycket göras så att stressen inte går ur hand och du kan utföra ditt jobb lugnt och effektivt.

sätta prioriteringar

Hur kan arbetet på kontoret eller på hemmakontoret struktureras väl? Genom att prioritera. Sortera de kommande uppgifterna efter vikt och brådska. Till exempel från A till D:

• A uppgifter är viktiga och brådskande, dvs tidskritiska
• B -uppgifter är viktiga, men inte brådskande
• C -uppgifter är mindre viktiga, men brådskande
• D -uppgifter är mindre viktiga och inte brådskande

Bestäm nu vilka uppgifter du ska utföra själv och vilka du kommer att delegera vid behov. Sätt sedan dina uppgifter i en kronologisk ordning och arbeta igenom dem därefter.

Tidsplanering

Tid är en dyrbar vara. Ju effektivare du använder din arbetstid, desto mer utrymme har du för andra saker. Dessutom minskar du din personliga stress om du inte behöver skynda dig för att fortsätta med ditt arbete, utan arbetar utifrån ett genomtänkt schema. Det bästa du kan göra är att ta en titt på dina vanliga uppgifter och notera hur mycket tid du behöver för vilken uppgift. Denna översikt är en bra grund för strukturerad daglig och veckoplanering.

Daglig och veckoplanering

Det är värt att skapa dagliga och veckoplaner baserat på din prioriteringslista och din uppgift / tidsanalys. Dessa översikter ger din arbetsdag en tydlig struktur och ger dig tryggheten att inte glömma någonting och använda din arbetstid effektivt:

• I det dagliga schemat bestämmer du de tider på dagen du vill slutföra vissa uppgifter. Kanske föredrar du att ringa på eftermiddagen snarare än på morgonen? Eller, som erfarenheten visar, är du mest koncentrerad på morgonen? Om möjligt, ta hänsyn till detta i din planering.Bunta ihop liknande uppgifter i uppgiftsgrupper och tilldela dem specifika tidsluckor. Planera också dina raster ordentligt och var uppmärksam på tidsbuffertar som ger dig utrymme för oväntade uppgifter.
• Veckoschemat ger en översikt över alla uppgifter som ska utföras under veckan. Det är bäst att skapa det varje fredag ​​under hela följande vecka. Se till att inkludera tidsbuffertar här också! Som tumregel: planera maximalt 80 procent av tillgänglig arbetstid. Resterande 20 procent är tillgängliga för ad hoc -arbete.

Ytterligare tips för hemmakontoret

De som arbetar hemma möter regelbundet ytterligare utmaningar när det gäller arbetsorganisation. På grund av bristen på rumslig separation av arbete och privatliv är ett stort hinder att strikt skilja sig från privatlivet under arbetet. Om detta inte lyckas finns det en hög risk att fastna och tappa fokus mellan yrkesmässiga och familjära krav. Eftersom det finns mycket fler möjligheter till distraktion som lurar hemma än på kontoret på plats: sätt bara på tvättmaskinen emellan, dammsug den bara eller ring till mormor igen - frestelserna är många. Speciellt när du inte är ensam på hemmakontoret, men din partner också arbetar hemma och barnen går i hemundervisning.

Det finns dock några tips och tricks som hjälper dig att arbeta fokuserat och strukturerat på ditt hemmakontor.

Definiera och följ arbetstiden tydligt

Bestäm exakt vilka tider du arbetar och när du tar pauser hur länge. Diskutera ditt schema med familjen och kom överens om att du inte kommer att bli störd under arbetstid. Små ritualer kan hjälpa. Till exempel, ordna så att meddelandet "Stör ej" gäller när dörren till studien är stängd.

Designa din arbetsplats professionellt

När du arbetar hemma är det viktigt att snabbt kunna växla från privat läge till arbetsläge. En separat, professionellt inredd arbetsstation hjälper. Din egen studie är naturligtvis idealisk. Men även om köksbordet är ditt hemmakontor kan du använda några knep för att skapa en arbetsmiljö. Till exempel, sitt alltid på samma plats och använd en kontorsstol. Kontorsredskap som hålslag och pennlådor skapar en kontorsatmosfär. Det är också bra att inte sitta framför datorn i tröja eller pyjamas, utan att klä sig som om du skulle gå till kontoret.

Skapa ritualer

Börja din arbetsdag med en personlig ritual och avsluta den med en annan. Detta kommer att göra det lättare för dig att byta roll. Det finns inga gränser för din fantasi. Prova det som fungerar bäst för dig.

Ställ in ett andra telefonnummer

Vid separering mellan yrkes- och privatliv hjälper ett separat telefonnummer för professionella samtal också. På så sätt distraherar privata samtal dig inte från ditt arbete.

Frisk balans mellan arbete och privatliv

Bortsett från vettig arbetsorganisation är en sak särskilt viktig för att undvika eller minska stress: ett hälsosamt förhållande mellan arbete och fritid, nyckelord mellan arbete och privatliv. Om du uppmärksammar detta och också strukturerar ditt arbete på hemmakontoret och på platsens kontor väl, erbjuder du ohälsosamt stress lite mål.

Tagg:  symptom intervju önskan att skaffa barn